Du er her:

Lagrings- og samarbeidsmuligheter

Alle lokallagene har i tillegg til tilgang på e-post, også tilgang på en rekke andre microsoftfunksjoner. To av de er svært nyttige med tanke på arkiv og samarbeid: Sharepointområde og OneDrive.

I lokallagenes og fylkeslagenes arbeid er det ofte behov for muligheten til å kunne samarbeide flere personer i samme dokument. Den beste løsningen for dette er å bruke OneDrive, som gjør at du kan dele dokumentet med personer utenfor eller innenfor organisasjonen, ut i fra eget ønske. 

I tillegg er det viktig for lokallagene å kunne ha et trygt sted å lagre dokumenter, som i et arkiv. Til dette anbefaler vi at dere bruker sharepoint. På sharepoint er deres område kun tilgjengelig for dere i lokallaget og organisasjonsrådgiveren med ansvar for tjenesten i sekretariatet. Dette gjør at Sharepoint er et godt egnet sted for arkivlagring. I tillegg er dette en sikker server, som gjør at dokumentene ikke lenger forsvinner om en persons PC slutter å fungere. 

Det er viktig å huske på hva er viktig å ta vare på, og hva bør anses mer som arbeidsdokumenter. Det dere velger å laste opp på SharePoint vil lagres, og bør være ferdige dokumenter som protokoller, høringsuttalelser, årsmeldinger, rapporter og lignende. 

Dersom du har spørsmål ta gjerne kontakt med organisasjonsavdelingen på organisasjon@naturvernforbundet.no

Under følger en kort oppskrift på hvordan man bruker de ulike tjeneste: 

  1. OneDrive
  2. SharePoint

OneDrive

Vi liker å kalle OneDrive for arbeidsverktøyet vårt underveis. Dette tillater at flere jobber sammen i samme dokument samtidig, og man må ikke ha en @naturvernforbundet.no-adresse for å redigere inne i dokumenter som er delt med en. 

Steg 1: Logg inn på e-postkontoen
            https://naturvernforbundet.no/webmail
            Da skal du komme på intranettet og siden ser sånn ut:Image

Steg 2: Gå til OneDrive for å komme inn på ditt OneDriveområde
            Dette gjør du ved å trykke på OneDrive-appen som er markert i bildet over.

Steg 3: Dersom lokallaget ikke har brukt OneDrive før vil hjemmeområdet nå være tomt
            I dette tilfellet finnes det to mapper på hjemmeområdet, se bilde under: Image

Steg 4: Vi ønsker å opprette en mappe for styret
            Trykk på " + Ny" og deretter "Mappe" som vist på bildet under. Image

Steg 5: Vi legger inn mappenavnet "Styret" og trykker på "Neste"Image

Steg 6: Nå har mappen lagt seg på hjemmeområdet vårt. Vi går inn i mappen
            Trykk på mappen som vist på bildet underImage

Steg 7: Opprette et dokument vi kan samarbeide i
            Trykk på "+ Ny", deretter på "Word-dokument" som vist på bildet under. Image

Steg 8: Vi gir dokumentet et navn
            Trykk på linjen øverst på skjermen, som markert under for å sette navn på dokumentetImage

Steg 9: Gi dokumentet et beskrivende navn
            I ruta som er markert i rødt på bildet under kan du skrive inn dokumentnavnet. 
            I dette eksempelet sier vi at det er invitasjon til seminar om fremmede arter. Image

Steg 10: Dele dokumentet med flere
Vi har laget oppsettet og vil nå dele dokuementet med de som skal være med å skrive invitasjonen. Da velger du deletegnet som er markert med rødt på bildet under og trkker på det. Image

Steg 11: Hvem skal dokumentet deles med? 
Når du har trykket på "deleknappen" kommer denne boksen ut. Trykk der det står "Alle med koblingen kan redigere" som markert med rødt på bildet under. Image

Steg 12: Velg "Bestemte personer" og trykk "Bruk"
Bestemte personer er en kobling som bare de personene du angir kan bruke til å få tilgang til filen eller mappen. Når du velger dette alternativet, skriver du inn navnene eller e-postadressene til personene du vil gi tilgang til filen eller mappen. Image

Steg 13: Legg til de du vil dele med
Nå skriver du inn e-postadressene til de som skal ha tilgang til dokumentet som vist på bildet under. Avslutt med å trykk "Send". Image

Nå har du delt dokumentet med de som skal jobbe med det, og dere kan gjøre ferdig invitasjonen, høringsinnspillet, årsmeldingen eller et hvilket som helst dokument dere jobber med. 

SharePoint

Der OneDrive er et fantastisk arbeidsverktøy, er SharePoint et fantastisk lagringsverktøy. På SharePoint vil dokumentene til lokal- eller fylkeslaget være lagret på en sikker server. 

Steg 1: Logg inn på e-postkontoen
            https://naturvernforbundet.no/webmail
            Da skal du komme på intranettet og siden ser sånn ut:Image

Steg 2: Gå til SharePoint for å komme inn på ditt område på intranettet
            Dette gjør du ved å trykke på SharePoint-appen som er markert i bildet over.

Steg 3: På Sharepoint finner du området for ditt lokallag
             
Markert i rødt på bildet under. 
            Trykk på denne ruten. Image

Steg 4: Deres SharePointområde
Etter at du ar trykket deg inn på deres sharepointområde vil du komme inn på siden som ser sånn ut. Se bilde under. Velg for eksempel "Årsmøtepapirer" i menyen til venstre. Image

Steg 5: Lage mapper i Sharepoint
Markert til venstre er dokumentstrukturen alle lokallag har på sitt SharePointområde. 
Å lage mapper i Sharepoint er som å lage mapper i OneDrive. Du trykker på "+ Ny" deretter "Mappe". Image

Steg 6: Gi mappen navn
Nå skal vi i dette eksempelet laste opp årsmøtepapirene fra 2020 på SharePoint. Vi velger å kalle mappen for 2020. Trykker deretter på "Opprett" (se bilde under)Image

Steg 7: Klikk deg inn på mappen
Når vi har opprettet mappen går vi inn i den valgte mappen for å laste opp papirene. Trykk på mappen som markert med rødt på bildet under. Image

Steg 8: Laste opp papirer
For å laste opp papirer trykker vi på "Last opp" og deretter "Filer" som markert på bildet under. Velg ut de filene du vil laste opp og trykk "Last opp". Image

 

Steg 9: Filene er lastet opp
Image

Nå er filene lastet opp på SharePoint. Her vil de ligge frem til de eventuelt aktivt slettes. Med andre ord godt bevart for ettertiden. 

 

Artikkelen ble sist oppdatert: 14.09.2020