Du er her:

Årsmøte

Informasjon om årsmøter 2020 for lokal- og fylkeslag

2020 har blitt et noe annerledes år, med utbruddet av covid-19 ble årsmøtesesongen brått avbrutt, og landsstyret har nå bestemt at ny frist for å gjennomføre årsmøtene for 2020 er 6.oktober, dette betyr ny årsmøtesesong. På denne siden finner du alt du trenger av informasjon og maler til årsmøtet.

Innhold på denne siden

  1. Anbefalinger årsmøte 2020
  2. Aktuelle retningslinjer
  3. Innkalling til årsmøte
  4. Årsmøtepapirer
  5. Saker til behandling på årsmøte
  6. Spørsmål eller ting dere lurer på?
  7. Fysisk årsmøte
  8. Fysisk årsmøte, med mulighet for digital deltakelse
  9. Digitalt årsmøte

 

1. ANBEFALINGER ÅRSMØTER 2020

Landsstyret i Naturvernforbundet har vedtatt en utsatt frist for lokal- og fylkeslagene til 6.oktober 2020 for å gjennomføre årsmøtene i 2020. Dette betyr at alle lagene som måtte avlyse sine årsmøter eller ikke rakk å avholde årsmøte tidligere i vinter, nå kan planlegge gjennomføringen av sine årsmøter.

Regjeringen varslet den 30.april 2020 at fra og med 7.mai 2020 tillates det arrangementer på offentlig sted for inntil 50 personer, med ansvarlig arrangør, forutsatt at de nye smittevernreglene på én meter avstand mellom mennesker overholdes.

Dette åpner for at lagene kan gjennomføre sine årsmøter som fysiske møter. I tillegg er sekretariatet gitt i oppgave å sikre at lagene som ønsker dette skal kunne gjennomføre sine årsmøter som digitale årsmøter. Dette betyr at det er tre mulige alternativer for å gjennomføre årsmøtene:

  1. Fysisk møte
  2. Fysisk møte med mulighet for digital deltakelse
  3. Digitalt møte

Lenger ned kan du lese mer om de ulike alternativene.

 

2. AKTUELLE RETNINGSLINJER

I de vedlagte dokumentene finner du:

Retningslinjene for smitteverntiltak er oppdatert med de siste anbefalinger fra myndighetene. Her kan du lese nærmere hvilke tiltak dere må sørge for at er iverksatt for å gjennomføre et fysisk møte. For de som velger å gjennomføre årsmøtet som alternativ 1 eller 2 ber vi om at dere setter dere nøye inn i disse retningslinjene.

Retningslinjene for gjennomføring av digitale årsmøter er vedtatt av landsstyret og er et krav for alle som velger å gjennomføre digitale årsmøter. Retningslinjene inneholder en oversikt over hvordan man kan gjennomføre digitale årsmøter, hvilke krav som stilles, hva sekretariatet kan bistå med og hvilke formaliteter som gjelder.

 

3. INNKALLING TIL ÅRSMØTE

Uavhengig av hvilken form for årsmøte dere velger, skal innkallingen være alle lagets medlemmer i hende senest to uker før møtet (se vedtektene §§ 8-5, 3 og 9-7, 2).

Dersom dere trenger medlemslister eller annen hjelp til utsendelse av innkalling, ta kontakt med medlemsavdelingen på medlem@naturvernforbundet.no. Vi ber om at dere er ute i god tid slik at vi klarer å overholde fristen i vedtektene. Senest 25 dager før årsmøtet.

Husk at dersom dere hadde innkalt til et årsmøte som ble avlyst eller utsatt må det sendes ut en ny innkalling til det nye møtet.

 

4. ÅRSMØTEPAPIRER

I henhold til klima- og miljødepartementets retningslinjer for støtte til miljøorganisasjoner, tildeles statsstøtte til Naturvernforbundet basert på antall aktive lokallag. For at lokallag kan godkjennes som aktive kreves det årsmelding og regnskap fra foregående år, samt årsmøteprotokoll. Dette er dokumenter som lagene er pliktig til å levere i henhold til Naturvernforbundets vedtekter (se §§ 8-5, 13 og 9-7, 9).

Det er viktig at dere sender inn årsmøtepapirene så snart som mulig etter årsmøtet. Dette dokumenterer aktiviteten i laget, som gir rett til utbetaling av kontingent. Sakspapirer kan leveres ved å trykke på denne linken.

Følgende papirer leveres etter årsmøtet (ved å trykke på de enkelte kan du laste ned maler):

Skjemaet for styresammensetning (hvis dere bruker dette) og malene for regnskap er obligatorisk for alle lag å bruke, resten av malene står dere fritt til å bruke.

Det er også utarbeidet en mal for standardvedtekter for fylkes- og lokallag, for de lagene som eventuelt ønsker å ha egne, supplerende vedtekter i tillegg til Naturvernforbundets sentrale vedtekter.

Det er styrets ansvar at årsmøtepapirer sendes inn etter avholdt årsmøte.

 

5. SAKER TIL BEHANDLING PÅ ÅRSMØTET

Følgende saker skal behandles på årsmøtet, jfr. Vedtektene §§ 8-5, pkt. 9 og 9-7, pkt. 5:

  • Valg av ordstyrer, referent og protokollunderskrivere
  • Styrets årsmelding
  • Regnskap
  • Saker fra styret
  • Saker fra medlemmer (meldt innen frist satt av styret)
  • Budsjett og arbeidsprogram
  • Valg av styre
  • Valg av valgkomité
  • For lokallagene: Valg av utsending til fylkeslagets årsmøte
  • For fylkeslagene: Valg av revisor
  • I Landsmøteår: Valg av delegat(er) til landsmøtet.

Landsmøte 2018 vedtok en veiledning for valgkomiteer i fylkes- og lokallag, denne bør valgkomiteene gjøre seg kjent med før valgkomitearbeidet starter. Før årsmøtet kan det også være lurt å lese igjennom tips til valgkomitéarbeid.

 

6. SPØRSMÅL ELLER TING DERE LURER PÅ?

Har du spørsmål eller noe du lurer på, etter å ha lest deg igjennom denne siden, og tilhørende informasjon? Ta kontakt med organisasjonsavdelingen på organisasjon@naturvernforbundet.no, så vil en av organisasjonsrådgiverne hjelpe deg.

Det er samme e-post dere tar kontakt, dersom dere trenger hjelp med å avholde et digitalt årsmøte.

 

7. FYSISK ÅRSMØTE

Ved fysisk årsmøte gjøres planleggingen, stort sett, som normalt.

Det er likevel viktig å huske at årsmøtet er i tråd med myndighetenes råd (www.folkehelseinstituttet.no) og i tråd med gjeldende retningslinjer for smitteverntiltak ved arrangementer i Naturvernforbundet. Dette krever:

  • På arrangementer skal det henges opp oppslag med smittevernråd og instruks for håndvask.
  • Håndsprit/desinfeksjonsmiddel skal være tilgjengelig i alle fellesrom og på alle toaletter. Dersom det ikke er mulig for deltakerne å vaske hendene, MÅ desinfeksjonsmiddel være lett tilgjengelig for alle.
  • Vi håndhilser og klemmer ikke. Vi hilser på hverandre med smil og med minst en meter avstand.
  • Møterommet eller møtestedet må være utformet slik at det er mulig for alle deltakerne å se, høre og samtidig overholde en meter avstand til enhver tid.
  • Vi anbefaler at det ikke er servering under møtet.
  • Påmelding til årsmøtet (skal fremkomme av innkallingen).

Naturvernforbundets vedtekter sier ikke noe om påmelding til årsmøtet for lokallag, men den situasjonen Norge er i, og de gjeldende restriksjonene gjør at vi som en ansvarlig arrangør ser oss nødt til å bruke påmelding til årsmøtet. Det skal i tillegg føres oversikt med kontaktinformasjon over de som er tilstede på årsmøtet. Denne skal brukes dersom det blir behov for smittesporing ved en senere anledning. I henhold til personvernlovgivningen (GDPR) skal denne oppbevares på en forsvarlig måte, og skal slettes etter 45 dager.

Dersom påmeldingen viser at det blir flere enn 50 deltakere på det fysiske møtes, ber vi om at dere tar kontakt med organisasjonsavdelingen på organisasjon@naturvernforbundet.no snarest.

I innkallingen til årsmøtet må det fremkomme at ingen skal komme på arrangementet dersom de kan svare ja på ett eller flere av spørsmålene under:

  • Har feber og/eller andre symptomer på covid-19 som f.eks. hoste og sår hals.
  • Er i karantene eller isolasjon.
  • Avventer testing for covid-19 eller prøvesvar for covid-19

Vi anbefaler videre at man i disse krevende tider forsøker å holde årsmøtet til det grunnleggende og derfor ikke har eksterne innledninger – det er et smitteverntiltak og sikre at mange mennesker ikke er samlet i lang tid. Videre bør styret vurdere nødvendigheten av lange diskusjoner knyttet til uttalelser og lignende.

 

8. FYSISK ÅRSMØTE, MED MULIGHET TIL DIGITAL DELTAKELSE

Ved et fysisk årsmøte, med mulighet for å delta digitalt, gjelder det samme som ved fysisk årsmøte over. I tillegg må det av innkallingen fremkomme hvordan deltakerne kan delta digitalt. Her er det også viktig at medlemmene får beskjed om at det i påmeldingen til årsmøtet skal oppgis om den vil delta på årsmøtet ved fysisk oppmøte eller via en digital løsning.

Denne løsningen er en hybrid mellom et fysisk møte og et heldigitalt møte, og vil derfor kreve noe ekstra arbeid. Det er viktig at det i innkallingen fremkommer følgende:

  • På hvilken plattform møtet holdes for de som deltar digitalt.
  • Hvordan kan man delta digitalt?
  • En brukermanual for løsningen.
  • Hvem man kan kontakte for spørsmål om møtet eller tekniske spørsmål.

Selve gjennomføringen av et slikt møte kan dere lese mer om i retningslinjene for digitale møter. I tillegg vil det være viktig i denne formen for møte at man har en dobbel ordstyrer mulighet, der en leder selve møtet, og at den andre har oversikt over de digitale deltakerne, og sørger for at de slipper til, og er med i avstemmingene.

Ved et slikt årsmøte er det viktig at man har mulighet for skjermvisning og gode høyttalere, slik at de i som har møtt fysisk kan få med seg hva de som deltar digitalt sier.

I digitale møter er det enda viktigere at det gjøres en god vurdering i forkant av om krevende arbeidsplan eller uttalelsesforslag må legges frem for behandling. Er det mulig å legge frem mer grunnleggende versjoner av dokumentene? Er det nødvendig å behandle saken? Er spørsmål styret bør stille seg og gjøre seg opp en mening om i forkant av møtet.

Dersom dere trenger hjelp med denne løsningen ber vi om at dere tar kontakt med organisasjonsavdelingen.

 

9. DIGITALT ÅRSMØTE

Ved et digitalt årsmøte er retningslinjene for digitale årsmøter det gjeldende dokumentet.

I innkallingen må følgende fremkomme:

  • På hvilken plattform møtet holdes for de som deltar digitalt.
  • Hvordan kan man delta digitalt?
  • En brukermanual for løsningen.
  • Hvem man kan kontakte for spørsmål om møtet eller tekniske spørsmål.

Gjennomføring av møtet: Det er ulik teknisk kompetanse og ulik tilgang til tekniske hjelpemidler i organisasjonen, det er derfor viktig å gi god informasjon og veiledning for hvordan man kan delta på møtet. Naturvernforbundet anbefaler å bruke videokonferansesystemet Zoom. Sekretariatet har testet ut flere løsninger (Teams, Whereby, Google Hang Out, Skype) og har etter en helhetsvurdering valgt Zoom som verktøy. Dermed er det denne tjenesten vi er best kjent med og kan gi best bistand på. Vi anbefaler at styret i laget selv gjør seg godt kjent med plattformen møtet skal avholdes på, for eksempel med å gjennomføre forberedende styremøte på Zoom.

Her er vår guide til digitale møter!

Ved digitale årsmøter så er det slik at alle ordinære årsmøtesaker skal gjennomføres. Det må gis tydelige instruksjoner i starten av møtet for hvordan møtet gjennomføres og hvilke «regler» som gjelder for å ta ordet, taletid, avstemninger og levering av endringsforslag.

Avstemninger på digitale årsmøter gjennomføres fortrinnsvis med «yes» og «no» funksjon og stemmetallet opplyses til deltakerne. Forslag til endringer bør leveres skriftlig, gjerne via Chatfunksjonen slik at alle kan se forslaget.

Dersom det kreves anonyme avstemminger, skal det gjennomføres ved for eksempel å avgi stemme per SMS, epost eller på google docs til referent, møteleder eller annen person som ikke har stemmerett eller er innblandet i valget. Meldingene skal slettes etter endt avstemning.

Det anbefales å begrense typiske diskusjonssaker som lengre uttalelser og detaljerte arbeidsprogram slik at det ikke blir alt for store debatter og kompliserte avstemninger under møtet. Det er avgjørende at lagene tar kontakt med sekretariatet i god tid før møtet og ber om støtte og bistand i forkant og under møtet. Senest 25 dager før møtet, slik at sekretariatet rekker å bistå laget i utsendelse av innkalling.

Artikkelen ble sist oppdatert: 17.09.2020

Nyheter