Veiledning: Innkalling til årsmøte
I forkant av årsmøtet må alle lokallag sende ut en innkalling til alle medlemmer. Innkallingen skal, i henhold til vedtektene, være mottatt av medlemmene senest to uker før årsmøtet. Det er lurt å sende ut innkallingen én måned i forveien, for å være sikker på at alle mottar den innen fristen.
Innkallingen skal inneholde følgende informasjon:
- Dato, klokkeslett og sted for årsmøtet.
- Saksliste for møtet.
- Informasjon om frister, for eksempel frist for å sende inn forslag.
- Annen praktisk informasjon – for eksempel om andre aktiviteter som gjennomføres samtidig som årsmøtet.
Bruk gjerne denne malen for å lage en god innkalling.
De fleste medlemmer mottar innkallingen via e-post, men de medlemmene som ikke har registrert e-postadresse hos oss må motta innkallingen på en annen måte – vanligvis som brevpost. Under finner du veiledning for å sende ut innkallingen både som e-post og som brevpost. Ta kontakt med oss på organisasjon@naturvernforbundet.no dersom du trenger hjelp med innkallingen.
Merk at sekretariatet ikke lenger vil sende ut innkallinger på vegne av lagene, av kapasitetshensyn.
De fleste medlemmer mottar innkalling via e-post. Som tillitsvalgt kan du enkelt finne kontaktinformasjon til medlemmer i laget ditt via MinSide. Merk at vi enn så lenge ikke kan bruke den innebygde e-postfunksjonen i MinSide til årsmøteinnkalling, siden denne ikke vil sende til medlemmer som har reservert seg mot e-post. Innkallingen skal sendes til alle, uavhengig av reservasjon.
- Logg inn på MinSide. Gå til lokallaget ditt i menyen på venstre side, og velg fanen «Medlemmer».
- Trykk på knappen «Skjul/vis kolonner» og velg informasjonen du vil se. For å sende ut innkallingen trenger du bare å velge «e-post».
- Trykk så på sortering-ikonet i «e-post» kolonnen, til høyre for det tomme tekstfeltet. Velg så «Har verdi». Da får du kun se medlemmene som har registrert e-postadresse.
- Velg alle medlemmer (ved å trykke på avkrysningsboksen oppe til venstre), og eksporter listen som excel-fil.
- Etter at listen er lastet ned, åpner du arket og kopierer alle adressene fra «e-post» kolonnen.
- Du er nå klar til å sende ut e-posten til alle medlemmer. Dette bør du helst gjøre gjennom lagets egen e-postkonto (lagnavn@naturvernforbundet.no). Kopier inn listen med adresser fra excel-arket. VIKTIG: Husk å legge inn mottakerne som blindkopi!
- Legg ved innkallingen som PDF, og send ut når du er fornøyd med innholdet i e-posten. Bruk gjerne teksten fra innkallingen, utenom sakslisten, som tekst i e-posten!
- VIKTIG: Av personvernshensyn må du alltid slette nedlastet medlemsliste etter at formålet er oppnådd. Du skal heller ikke dele listen med andre.
Noen medlemmer har ikke registrert e-postadresse hos Naturvernforbundet. Disse må motta innkallingen som brevpost. Som tillitsvalgt kan du enkelt finne kontaktinformasjon til medlemmer i laget ditt via MinSide.
- Logg inn på MinSide. Gå til lokallaget ditt i menyen på venstre side, og velg fanen «Medlemmer».
- Trykk på knappen «Skjul/vis kolonner» og velg informasjonen du vil se. For å sende ut innkallingen som brevpost må du ha med fornavn, etternavn, adresse, postnummer og poststed. Legg også inn «e-post» som en kolonne.
- Trykk så på sortering-ikonet i «e-post» kolonnen, til høyre for det tomme tekstfeltet. Velg så «Er tom». Da får du kun se medlemmene som ikke har registrert e-postadresse.
- Velg alle medlemmer (ved å trykke på avkrysningsboksen oppe til venstre), og eksporter listen som excel-fil.
- Etter at listen er lastet ned kan du kopiere over navn og adresser til et Word-dokument. Skriv ut innkallingen i det antallet eksemplarer som du trenger, legg det pent i konvolutter og før på navn og adresse for hver mottaker.
- Lever brevene hos ditt lokale postmottak. Husk at det tar tid å sende brevpost – vær derfor ute i god tid, senest tre uker før årsmøtet.
- VIKTIG: Av personvernshensyn må du alltid slette nedlastet medlemsliste etter at formålet er oppnådd. Du skal heller ikke dele listen med andre.