Veiledning: Innkalling til årsmøte
I forkant av årsmøtet må alle lokallag sende ut en innkalling til alle medlemmer. Innkallingen skal, i henhold til vedtektene, være mottatt av medlemmene senest to uker før årsmøtet. Det er lurt å sende ut innkallingen én måned i forveien, for å være sikker på at alle mottar den innen fristen.
Innkallingen skal inneholde følgende informasjon:
- Dato, klokkeslett og sted for årsmøtet.
- Saksliste for møtet.
- Informasjon om frister, for eksempel frist for å sende inn forslag.
- Annen praktisk informasjon – for eksempel om andre aktiviteter som gjennomføres samtidig som årsmøtet.
Bruk gjerne denne malen for å lage en god innkalling. Den er tilgengelig både på bokmål og på nynorsk.
De fleste medlemmer mottar innkallingen via e-post, men de medlemmene som ikke har registrert e-postadresse hos oss må motta innkallingen på en annen måte – vanligvis som brevpost. Under finner du veiledning for å sende ut innkallingen både som e-post og som brevpost. Ta kontakt med oss på organisasjon@naturvernforbundet.no dersom du trenger hjelp med innkallingen.
Merk at sekretariatet ikke lenger vil sende ut innkallinger på vegne av lagene, av kapasitetshensyn.
De fleste medlemmer mottar innkalling via e-post. Som tillitsvalgt kan du enkelt finne kontaktinformasjon til medlemmer i laget ditt via MinSide. Du kan bruke den innebygde funksjonen for å sende e-post i MinSide. Innkallingen skal sendes til alle, uavhengig av reservasjon, så husk at du må huke av for dette.
- Logg inn på MinSide. Gå til lokallaget ditt i menyen på venstre side, og velg fanen «Medlemmer».
- Trykk på knappen «Skjul/vis kolonner» og velg informasjonen du vil se. For å sende ut innkallingen er det lurt å ha med «E-post» og «Medlemstype».
- Sorter medlemslisten slik at du ikke sender innkallingen til medlemmer som er Hustandsmedlemmer eller Miljøagenter. Det gjør du ved å dra kolonnen som heter «Medlemstype» opp til feltet over kolonnene, der det står «Dra kolonneoverskrifter hit for å gruppere».
- Velg alle medlemstypene som skal motta innkallingen. Det gjelder alle bortsett fra «Husstandsmedlem» og «NNV-Miljøagent».
- Trykk så på «Send epost»-knappen øverst. Da får du opp en boks for å sende ut e-post. Husk også at du må velge riktig signatur. Bruk den som heter «Lokallag».
- Pass på at du fjerner merkingen der det står «Ikke send til personer med reservasjon mot epost». Denne er huket av som standard. Det er kun innkalling til årsmøtet som sendes til medlemmer med reservasjoner.
- Legg ved innkallingen som PDF, og send ut når du er fornøyd med innholdet i e-posten. Bruk gjerne teksten fra innkallingen, utenom sakslisten, som tekst i e-posten!
Noen medlemmer har ikke registrert e-postadresse hos Naturvernforbundet. Disse må motta innkallingen som brevpost. Som tillitsvalgt kan du enkelt finne kontaktinformasjon til medlemmer i laget ditt via MinSide.
- Logg inn på MinSide. Gå til lokallaget ditt i menyen på venstre side, og velg fanen «Medlemmer».
- Trykk på knappen «Skjul/vis kolonner» og velg informasjonen du vil se. For å sende ut innkallingen som brevpost må du ha med fornavn, etternavn, adresse, postnummer og poststed. Legg også inn «e-post» som en kolonne.
- Trykk så på sortering-ikonet i «e-post» kolonnen, til høyre for det tomme tekstfeltet. Velg så «Er tom». Da får du kun se medlemmene som ikke har registrert e-postadresse.
- Sorter medlemslisten slik at du ikke sender innkallingen til medlemmer som er Hustandsmedlemmer eller Miljøagenter. Det gjør du ved å dra kolonnen som heter «Medlemstype» opp til feltet over kolonnene, der det står «Dra kolonneoverskrifter hit for å gruppere».
- Velg alle medlemmer som skal ha innkallingen (ved å trykke på avkrysningsboksen oppe til venstre på hver medlemstype), og eksporter listen som excel-fil.
- Etter at listen er lastet ned kan du kopiere over navn og adresser til et Word-dokument. Skriv ut innkallingen i det antallet eksemplarer som du trenger, legg det pent i konvolutter og før på navn og adresse for hver mottaker.
- Lever brevene hos ditt lokale postmottak. Husk at det tar tid å sende brevpost – vær derfor ute i god tid, senest fem uker før årsmøtet.
- VIKTIG: Av personvernshensyn må du alltid slette nedlastet medlemsliste etter at formålet er oppnådd. Du skal heller ikke dele listen med andre.