Årsmøte

Her finner du all informasjon du trenger for å gjennomføre årsmøte i lokal- eller fylkeslaget ditt.

En medlem av Naturvernforbundet som snakker om planter

Årsmøtet er det viktigste møtet i alle lokal- og fylkeslag. Årsmøtet og årsmøteinnkallingen er en unik mulighet til å nå ut til alle medlemmer i laget, fordi dette er den eneste informasjon som går ut til absolutt alle medlemmer (det er ikke mulig å reservere seg mot å motta årsmøteinnkalling). På årsmøtet godkjenner man årsmelding og regnskap fra forrige år, velger styre for det kommende året og prioriterer hva laget skal jobbe med det kommende året.

Derfor er det viktig at lagene planlegger årsmøtene godt og skaper en god og inkluderende møteplass for medlemmene. På denne måten kan årsmøtene bli en arena for å få flere og nye aktive i laget.

Vi anbefaler at dere i tillegg til å behandle årsmøtesaker, inkluderer en innledning eller et annet program som tiltrekker flere deltakere. Vi vet at mange spør om innledninger eller foredrag fra lokale, det er også mulig å få besøk fra sentralt på deres årsmøte – sekretariatet kan tilby blant annet innledninger om naturglede, pollinerende insekter, arealendringer, naturmangfold og mye mer!

1. Frister for årsmøter i 2023

I henhold til vedtektenes §§ 8-5,1 og 9-7, 1 skal årsmøtene i fylkeslag avholdes innen utgangen av april måned og i lokallag avholdes innen utgangen av mars måned. Det er viktig at årsmøtene i lokallagene gjennomføres før årsmøtet i fylkeslaget. Lokallag anbefals derfor å gjennomføre årsmøte innen første uken i mars og at fylkeslagene avholder sine årsmøter i slutten av mars.

2. Innkalling til årsmøte

Innkallingen til årsmøtet skal, i henhold til vedtektene §§ 8-5, 3 og 9-7, 2, være alle lagets medlemmer i hende senest to uker før møtet. Innkallingen skal sendes til alle medlemmene i laget. De aller fleste innkallingene sendes på e-post, men de medlemmene som ikke har en registrert e-postadresse hos oss, må få innkallingen på et annet vis (vanligvis brevpost).

Medlemsavdelingen kan bistå lagene med utsendelse av innkalling til årsmøtet. For dette arbeidet faktureres lokal-/fylkeslaget for porto på de innkallingene som må sendes per brev, og en liten symbolsk sum for arbeidstiden som går med.

Dersom dere trenger hjelp til utsendelse av innkalling, ta kontakt med medlemsavdelingen på medlem@naturvernforbundet.no. Vi ber om at dere er ute i god tid slik at vi klarer å overholde fristen i vedtektene, senest 25 dager før årsmøtet. Husk å legge ved relevante dokumenter i word-format.

3. Saker til behandling på årsmøte

Følgende saker skal behandles på årsmøtet, jfr. Vedtektene §§ 8-5, pkt. 9 og 9-7, pkt. 5:

  • Valg av ordstyrer, referent og protokollunderskrivere
  • Styrets årsmelding 2022
    • Årsmeldingen skal følge kalenderåret, og ikke styreperioden.
    • Godkjennes av årsmøtet. Årsmøtet vedtar ikke årsmeldingen, men kan godkjennes med merknader (oppklarende eller mangler). Eventuelle merknader protokollføres.
    • Bør ikke være for lang, slik at alle leser den.
    • Gjøres tilgjengelig på nettsiden i forkant av møtet.
    • Legges ikke frem i sin helhet, men gjerne gjennom en powerpointpresentasjon som viser det viktigste arbeidet i året som har gått.
  • Regnskap 2022
    • Regnskapet skal være godkjent av styret, etter anbefaling fra lagets revisor.
    • Godkjennes av årsmøtet. Årsmøtet vedtar ikke regnskapet, men kan godkjennes med merknader eller kommentarer. Eventuelle merknader/kommentarer protokollføres.
  • Innmeldte saker
    • Forslag til saker foreslått av styret eller medlemmer i laget. (meldt inn, innen frist som er fastsatt av styret i innkallingen).
    • Vi anbefaler at fristen for å melde inn saker, ikke er tidligere enn en uke før årsmøtet.
    • Saker til behandling bør gjøres kjent på nettsiden til lokallaget senest en uke før årsmøte.
    • Styret innstiller også på saker foreslått av medlemmene til årsmøtet.
  • Aktivitetsplan 2023
    • Skisserer året i laget, og prioriterer hvilke saker laget skal jobbe med.
    • Skal inneholde både politiske og organisatoriske prioriteringer, eksempler kan være:
      • Verve minst 25 nye medlemmer på aktiviteter
      • Jobbe for at hundremeterskogen vernes mot hogst.
      • Arrangere naturgledetur til hundremeterskogen
      • Arrangere klesbyttedag
    • Aktivitetsplanen foreslås av styret, men vedtas av årsmøtet. Årsmøtet er suverene og kan gjøre endringer i aktivitetsplanen som er foreslått.
  • Budsjett 2023
    • Skisserer året i laget og er i tråd med prioriteringene i aktivitetsplanen
  • Valg
    • Valg av styre etter innstilling fra valgkomitéen. Denne bør gjøres kjent på nettsiden senest en uke før årsmøtet. Årsmøtet bør spesifikt velge leder og kasserer.
    • Valg av valgkomité etter innstilling fra styret. Bør bestå av tre personer, hvorav flertallet ikke sitter i styret.
    • Valg av revisor etter innstilling fra styret. Må ikke være autorisert revisor, men en person utenfor styret som kan se over regnskapet, som avlegger innstilling til styret og årsmøtet.
    • (For lokallagene) valg av utsendinger til fylkeslagets årsmøte etter innstilling fra styret. Vi anbefaler at det velges varautsendinger, slik at man fortsatt kan delta med full delegasjon selv ved sykdom.

4. Valgkomité i lagene

Landsmøte 2018 vedtok en veiledning for valgkomiteer i fylkes- og lokallag, sammen med denne har vi samlet nyttig informasjon for valgkomitéarbeidet i lagene – dette kan du finne her.  

5. Årsmøtepapirer

Lokal- og fylkeslagene skal umiddelbart etter gjennomført årsmøte levere årsmøteprotokoll, årsberetning og regnskap til sentralt. Lokallagene skal i tillegg sende de samme dokumentene til fylkeslaget i henhold til Naturvernforbundets vedtekter (se §§ 8-5, 13 og 9-7, 9).

Årsmøtepapirene dokumenterer aktiviteten i laget, som gir rett til utbetaling av kontingent. Årsmøtepapirer kan leveres ved å trykke på denne linken. Lagene kan i tillegg sende inn vedtatt budsjett og aktivitetsplan.

Vi har som tidligere år utarbeidet maler til årsmøtepapirer, disse finner du på denne siden.

Det er også utarbeidet en mal for standardvedtekter for fylkes- og lokallag, for de lagene som eventuelt ønsker å ha egne, supplerende vedtekter i tillegg til Naturvernforbundets sentrale vedtekter.

Det er styrets ansvar at årsmøtepapirer sendes inn etter avholdt årsmøte.

Spørsmål, eller lurer du på noe?

Har du spørsmål eller noe du lurer på, etter å ha lest deg igjennom denne siden, og tilhørende informasjon? Ta kontakt med organisasjonsavdelingen på organisasjon@naturvernforbundet.no, så vil en av organisasjonsrådgiverne hjelpe deg.