Kontakt med medlemmer

Skal dere sende ut en invitasjon til en aktivitet? Sende et nyhetsbrev til deres medlemmer? Eller skal dere kalle inn til et møte? Her er hjelpen!

En medlem av Naturvernforbundet som snakker med en person

Når dere skal ta kontakt med medlemmer er det viktig å ha klart for seg hva budskapet skal være, det lønner seg å være ute i god tid og det er viktig å bruke oppdaterte lister slik at vi er i tråd med personvernlovgivningen – alt dette kan virke omfattende og litt skummelt. Derfor har vi samlet den viktigste informasjonen på denne siden.

Vi skal kontakte medlemmene våre, hvordan gjør vi dette?

Det er flere måter man kan ta kontakt med medlemmene, den vanligste er med e-post. Det er i hovedsak to måter dere kan sende e-post til medlemmene:

  1. Dere kan sende e-post og SMS til medlemmer gjennom medlemsregisteret, MinSide. Alle styremedlemmer i laget har tilgang.
  2. Dere kan sende en e-post selv ved å laste ned medlemslister på MinSide, og sende ut gjennom lagets e-postkonto.

OBS! Vi oppfordrer alle til å sende henvendelser til medlemmer gjennom MinSide. Hvis man av spesielle grunner ønsker å gjøre dette gjennom lokallagets e-postkonto, er det viktig å slette nedlastede medlemslister etter at formålet er oppnådd, og huske å bruke blindkopi. Det er heller ikke tillatt å dele listen med andre.

Hvem kan vi kontakte?

  • Alle medlemmer skal motta årsmøteinnkalling (ikke mulig å reservere seg mot)
  • Medlemmer som ikke har reservert seg mot informasjon om Naturvernforbundets arbeid og aktiviteter
  • Vi kan ikke kontakte utmeldte
  • Vi må være ekstra varsomme i kontakt med barn

Hva er viktig å ha med i en god utsendelse?

  • Skriv forståelig – tenk at noen som ikke kjenner saken skal forstå hva det handler om.
  • Inspirer og motiver til å delta på møtet eller aktiviteten – hvorfor er det viktig å delta?
  • Tydelig informasjon om tid og sted, er det gratis?
  • Er det en påmeldingsfrist?
  • Er det servering – hvor kan man si ifra om allergier eller matpreferanser?
  • Hvor skal man ta kontakt om man lurer på noe?

Personvern – retten til å bestemme over opplysninger om seg selv

Rett til å verne om sitt privatliv
Rett til å bestemme over hvordan informasjonen om en selv brukes og spres videre
Rett til reservasjon mot henvendelser
Rett til å bli glemt

Hvorfor er det viktig med personvern?

Naturvernforbundet kan ikke bestemme selv om vi vil følge personvernforordningen eller ikke, dette vi gjøre.

Medlemmer forventer at Naturvernforbundet bruker data riktig og forsvarlig måte. Naturvernforbundet skal være en seriøs og ansvarlig organisasjon.

Store konsekvenser om vi ikke følger personvernforordningen (avviksmeldinger, bot, skade på omdømmet…)

Hva er en personopplysning

Opplysninger som kan knyttes til enkeltpersoner:

  • Navn
  • Adresse, epost, telefonnummer
  • Fødselsnummer
  • Bilder, video
  • IP-adresse
  • Bevegelsesmønstre på nettsider / cookies

I tillegg har vi sensitive personopplysninger som:

  • Helseopplysninger – for eksempel diettbehov, allergier, behov for tolk, tilrettelegging for rullestol osv.
  • Politisk eller religiøs oppfatning
  • Etnisk opprinnelse
  • Seksuell orientering
  • Medlemskap i fagforening

Gode personvernrutiner i lokal- og fylkeslag!

  • Spesifiser hvem som har ansvar
    Velg en i styret som har ansvar for personvern og medlemslister.
  • Begrens tilganger
    Ikke del medlemslister med andre!
  • Bruk oppdatert informasjon
    Slett medlemslister med en gang, be om nye når dere skal sende ut noe!
  • Husk blindkopi når du sender e-post.
  • Slett lister og andre dokument som inneholder personopplysninger omgående
    Sett opp som en del av planleggingen av et møte eller arrangement når listene med informasjon skal slettes.
  • Ta hensyn til reservasjoner
    Ikke send til personer som har reservert seg!

Spørsmål, eller i tvil?

Ta kontakt med medlem@naturvernforbundet.no!