Årsmøte
Her finner du all informasjon du trenger for å gjennomføre årsmøte i lokal- eller fylkeslaget ditt.
Årsmøtet er det viktigste møtet i alle lokal- og fylkeslag. Årsmøtet og årsmøteinnkallingen er en unik mulighet til å nå ut til alle medlemmer i laget. Dette er nemlig den eneste informasjon som går ut til absolutt alle medlemmer (fordi det ikke er mulig å reservere seg mot å motta årsmøteinnkalling). På årsmøtet godkjenner man årsmelding og regnskap fra forrige år, velger styre for det kommende året og prioriterer hva laget skal jobbe med det kommende året.
Derfor er det viktig at lagene planlegger årsmøtene godt og skaper en god og inkluderende møteplass for medlemmene. På denne måten kan årsmøtene bli en arena for å få flere og nye aktive i laget.
Merk at i 2025 er det nye frister for å sende ut innkalling og sakspapirer til årsmøter i fylkes- og lokallag. Innkallingen skal være sendt ut senest én måned før årsmøtet, frist for å sende inn forslag er to uker før årsmøtet, og sakspapirene skal være sendt ut senest én uke før årsmøtet.
Mange pleier å inkludere en innledning eller et annet program som tiltrekker deltakere i tillegg til å behandle årsmøtesaker. Vi vet at mange spør om innledninger eller foredrag fra lokale. Det er også mulig å få besøk fra sekretariatet, fylkeslaget eller politisk ledelse på deres årsmøte – de kan holde innledninger om politiske saker, naturglede, arealendringer, naturmangfold og mye mer!
1. Frister for årsmøter i 2025
I henhold til vedtektenes §§ 8-5,1 og 9-7, 1 skal årsmøtene i fylkeslag avholdes innen utgangen av april måned og i lokallag avholdes innen utgangen av mars måned. Det er viktig at årsmøtene i lokallagene gjennomføres før årsmøtet i fylkeslaget. Lokallag anbefales derfor å gjennomføre årsmøte innen første uken i mars.
2. Innkalling til årsmøte
Innkallingen til årsmøtet skal, i henhold til vedtektene §§ 8-5, 3 og 9-7, 2, være alle lagets medlemmer i hende senest én måned før møtet. Innkallingen skal sendes til alle medlemmene i laget. De aller fleste innkallingene sendes på e-post, men de medlemmene som ikke har en registrert e-postadresse hos oss, må få innkallingen på et annet vis (vanligvis brevpost).
Laget sender selv ut innkallinga via e-post og brevpost til sine medlemmer, noe som har blitt lett å gjøre med vårt nye medlemsregister. Vi har laget en veiledning for utsending av innkalling.
Dersom dere trenger hjelp til utsendelse av innkalling, ta kontakt på organisasjon@naturvernforbundet.no. Vi ber om at dere er ute i god tid slik at dere klarer å overholde fristen i vedtektene, senest 6 uker før årsmøtet. Sakspapirene til årsmøtet bør legges ut på nettsiden til lokallaget når innkallingen sendes ut.
3. Valgkomitearbeid
Her har vi samlet fem tips til valgkomiteer i Naturvernforbundet. Landsmøte 2018 vedtok en veiledning for valgkomiteer i fylkes- og lokallag, som vi har lagt ut her sammen med de formelle reglene.
4. Årsmøtepapirer
Lokal- og fylkeslagene skal umiddelbart etter gjennomført årsmøte levere årsmøteprotokoll, årsberetning og regnskap via knappen under. Lokallagene skal i tillegg sende de samme dokumentene til fylkeslaget i henhold til Naturvernforbundets vedtekter (se §§ 8-5, 13 og 9-7, 9). Det er styrets ansvar at årsmøtepapirer sendes inn.
Årsmøtepapirene dokumenterer aktiviteten i laget, som gir rett til utbetaling av kontingent. Årsmøtepapirer kan leveres inn ved å trykke på knappen under. Lagene kan i tillegg sende inn vedtatt budsjett og aktivitetsplan.
Vi har, som tidligere år, utarbeidet maler til årsmøtepapirer, disse finner du på denne siden.
Det er også utarbeidet en mal for standardvedtekter for fylkes- og lokallag, for de lagene som eventuelt ønsker å ha egne, supplerende vedtekter i tillegg til Naturvernforbundets nasjonale vedtekter. Dersom dere vedtar slike, skal de godkjennes av landsstyret før de trer i kraft.
5. Saker til behandling på årsmøte
Følgende saker skal behandles på årsmøtet, jfr. Vedtektene §§ 8-5, pkt. 9 og 9-7, pkt. 5:
- Valg av ordstyrer, referent og protokollunderskrivere
- Styrets årsmelding 2024
- Årsmeldingen skal følge kalenderåret, og ikke styreperioden.
- Godkjennes av årsmøtet. Årsmøtet vedtar ikke årsmeldingen, men kan godkjennes med merknader (oppklarende eller mangler). Eventuelle merknader protokollføres.
- Bør ikke være for lang, slik at alle leser den.
- Gjøres tilgjengelig på nettsiden i forkant av møtet.
- Legges ikke frem i sin helhet, men gjerne gjennom en powerpointpresentasjon som viser det viktigste arbeidet i året som har gått.
- Regnskap 2024
- Regnskapet skal være godkjent av styret, etter anbefaling fra lagets revisor.
- Godkjennes av årsmøtet. Årsmøtet vedtar ikke regnskapet, men kan godkjennes med merknader eller kommentarer. Eventuelle merknader/kommentarer protokollføres.
- Innmeldte saker
- Forslag til saker foreslått av styret eller medlemmer i laget. (meldt inn, innen frist som er fastsatt av styret i innkallingen).
- Vi anbefaler at fristen for å melde inn saker, ikke er tidligere enn en uke før årsmøtet.
- Saker til behandling bør gjøres kjent på nettsiden til lokallaget senest en uke før årsmøte.
- Styret innstiller også på saker foreslått av medlemmene til årsmøtet.
- Aktivitetsplan 2025
- Skisserer året i laget, og prioriterer hvilke saker laget skal jobbe med.
- Skal inneholde både politiske og organisatoriske prioriteringer
- Ta gjerne en titt på malen vi har utarbeidet
- Aktivitetsplanen foreslås av styret, men vedtas av årsmøtet. Årsmøtet er suverene og kan gjøre endringer i aktivitetsplanen som er foreslått.
- Budsjett 2025
- Skisserer året i laget og er i tråd med prioriteringene i aktivitetsplanen
- Valg
- Valg av styre etter innstilling fra valgkomitéen. Denne bør gjøres kjent på nettsiden senest en uke før årsmøtet. Årsmøtet bør spesifikt velge leder og kasserer.
- Valg av valgkomité etter innstilling fra styret. Bør bestå av tre personer, hvorav flertallet ikke sitter i styret.
- Valg av revisor etter innstilling fra styret. Må ikke være autorisert revisor, men en person utenfor styret som kan se over regnskapet, som avlegger innstilling til styret og årsmøtet.
- (For lokallagene) valg av utsendinger til fylkeslagets årsmøte etter innstilling fra styret. Vi anbefaler at det velges varautsendinger, slik at man fortsatt kan delta med full delegasjon selv ved sykdom.
- I 2025 skal man ikke velge utsendinger til landsmøtet eller nominere representanter til landsstyret.
Spørsmål, eller lurer du på noe?
Har du spørsmål eller noe du lurer på, etter å ha lest deg igjennom denne siden, og tilhørende informasjon? Ta kontakt med organisasjonsavdelingen på organisasjon@naturvernforbundet.no, så vil en av organisasjonsrådgiverne hjelpe deg.